Odpowiednia organizacja pracy to klucz do sprawnego zarządzania przedsiębiorstwem bądź przynajmniej działem w firmie. Managerowie wdrażają więc wiele narzędzi, które mają za zadanie uporządkować schemat organizacyjny. Oto 3 najpopularniejsze, których nie może zabraknąć w żadnej firmie.
1. Aplikacja do rejestrowania czasu pracy
Spóźnienia czy nadgodziny mogą przytrafić się każdemu pracownikowi, jednak zarządzającemu bardzo trudno jest kontrolować czas pracy na własną rękę. Bez odpowiedniej organizacji pracy i podziału obowiązków trudno o efektywność, dlatego należy sięgnąć po narzędzia, które umożliwią pracodawcy monitorowanie spóźnień, nadgodzin, długości przerw i im podobnych. Okazuje się, że rejestracja czasu pracy wcale nie musi być problematyczna – wystarczy tylko zaopatrzyć się w odpowiednią aplikację. Z tego rodzaju narzędzia korzystają największe korporacje, jednak sprawdzi się ono nawet w mniejszych firmach.
2. Kalendarz elektroniczny
Wygodna aplikacja do zarządzania czasem pracy w firmie z pewnością pozwoli lepiej zorganizować podział obowiązków, a także zdyscyplinować pracowników. Z drugiej strony przydatnym narzędziem jest również kalendarz elektroniczny, do którego wgląd będą mieli wszyscy pracownicy bądź tylko wybrane osoby, na przykład prowadzące sekretariat. Kalendarz elektroniczny pozwoli planować spotkania, urlopy, konferencje, wydarzenia firmowe. Jest to następca kalendarza papierowego, który przez bardzo długi czas był podstawowym narzędziem pracy managerów. Dziś jednak lepiej postawić na nowoczesne rozwiązania. Kalendarz elektroniczny powinien być dostępny także na urządzeniach mobilnych, co daje jeszcze większą swobodę planowania pracy. Co ciekawe, niektóre kalendarze są kompatybilne z systemami do zarządzania firmą, co również może stanowić spore ułatwienie dla managera.
3. Dobry program do prowadzenia firmy
Programów do zarządzania firmą jest na rynku bardzo wiele – niektóre z nich to bardzo proste systemy, inne zaś niezwykle zaawansowane pod kątem technologicznym. Który program warto wybrać? Przede wszystkim taki, który będzie umożliwiał prowadzenie księgowości, magazynu, kadr i płac, sekretariatu czy też delegowanie zadań. Dobrej jakości programy do zarządzania firmą mają jedną, bardzo dużą z punktu widzenia zarządzającego zaletę – pozwalają ograniczać, a także nadawać nowe uprawnienia. Jest to bardzo istotne w przypadku, gdy dany pracownik ma uzyskać dostęp do innego modułu. Przykładem może być księgowa, która co jakiś czas sprawdza też stany magazynowe. W każdej chwili można jej nadać uprawienia do wejścia w moduł magazynu, a także – po wykonanej pracy – dostęp zablokować. Nowoczesne systemy zarządcze pozwalają nadawać różnego rodzaju uprawnienia, na przykład do przeglądania, wprowadzania zmian czy akceptowania. Dzięki nim możemy również śledzić obieg dokumentów czy zadań w firmie. Dobrze, jeśli program bądź przynajmniej wybrane jego moduły dostępne są w aplikacji mobilnej. Jest to niezwykle ważne w przypadku managera, który często przebywa poza siedzibą firmy. Może on kontrolować, przydzielać zadania, a także nadzorować ich wykonywania z dowolnego miejsca na ziemi. Warto mieć na uwadze, że choć zmiana systemu bywa dużym przedsięwzięciem, to jednak niesie za sobą bardzo wiele korzyści, a tym możliwości sprawniejszego organizowania pracy.